Der VC Neuseenland e.V. verarbeitet personenbezogene Daten, um seine Mitglieder zu betreuen, den Sportbetrieb zu organisieren und seine Website bereitzustellen. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir darüber, welche Daten wir für welche Zwecke verwenden, an wen Daten übermittelt werden können und welche Rechte betroffene Personen haben.

Die Hinweise richten sich an Mitglieder, Sorgeberechtigte, Interessierte, Websitebesucher sowie Menschen, die an unseren Trainingsangeboten und Veranstaltungen teilnehmen.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die in dieser Erklärung beschriebene Datenverarbeitung ist:

VC Neuseenland e.V.
Volleyballclub Neuseenland e.V.
Vertreten durch den vertretungsberechtigten Vorstand gemäß § 26 BGB
E-Mail: info@vc-neuseenland.de

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung deiner Rechte kannst du dich an diese Adresse wenden. Verwende gerne den Betreff „Datenschutz“.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn dafür eine rechtliche Grundlage besteht. Je nach Vorgang kommen insbesondere folgende Grundlagen infrage:

Mitgliedschaft und Vertragsanbahnung – Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO: beispielsweise die Bearbeitung eines Mitgliedsantrags, die Mitgliederbetreuung und die Organisation vereinbarter Sportangebote.

Gesetzliche Verpflichtungen – Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO: beispielsweise steuerliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten.

Berechtigte Interessen – Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO: beispielsweise der sichere Betrieb unserer Website, die Bearbeitung allgemeiner Anfragen und die Abwehr oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen. Dabei berücksichtigen wir die Rechte und Interessen der betroffenen Personen.

Einwilligung – Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO: beispielsweise für bestimmte Fotoveröffentlichungen oder freiwillige zusätzliche Angebote.

Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die bis zum Widerruf rechtmäßig erfolgte Verarbeitung bleibt davon unberührt.

3. Anfragen und Probetraining

Wenn du uns per E-Mail oder Kontaktformular kontaktierst, verarbeiten wir deine Kontaktdaten, den Inhalt deiner Nachricht und die Angaben, die zur Bearbeitung erforderlich sind.

Für die Zuordnung eines Probetrainings benötigen wir mindestens:

den Namen der interessierten Person,

das Geburtsdatum,

eine Kontaktmöglichkeit für die Rückmeldung.

Die Anfrage geben wir innerhalb des Vereins nur an die Personen weiter, die den Einstieg organisieren oder das betreffende Training betreuen. Bei Kindern und Jugendlichen erfolgt die Abstimmung mit den Sorgeberechtigten.

Die Verarbeitung erfolgt zur Vorbereitung einer möglichen Mitgliedschaft nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO oder bei allgemeinen Anfragen aufgrund unseres berechtigten Interesses an deren Bearbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Speicherdauer: [Löschfrist für abgeschlossene Anfragen und Probetrainings ohne anschließende Mitgliedschaft festlegen und ergänzen.] Werden die Angaben für eine anschließende Mitgliedschaft benötigt, gelten die folgenden Hinweise zur Mitgliederverwaltung.

4. Mitgliedschaft und Beitragsverwaltung

Für die Aufnahme und Betreuung unserer Mitglieder verarbeiten wir insbesondere:

Namen, Geburtsdatum und Anschrift, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Telefonnummer, bei Minderjährigen erforderliche Angaben zu den Sorgeberechtigten, Eintrittsdatum und gegebenenfalls Austrittsdatum, Mannschafts- oder Trainingsgruppenzugehörigkeit, Beitragskategorie und erforderliche Nachweise für Ermäßigungen, Bankverbindung, SEPA-Mandat und Zahlungsinformationen, organisatorische Korrespondenz zur Mitgliedschaft, erteilte Einwilligungen und deren Widerruf.

Wir verwenden diese Daten für die Mitgliederverwaltung, Beitragsabrechnung, Organisation des Sportbetriebs und erforderliche Vereinsmitteilungen. Dazu gehören beispielsweise Informationen über die Mitgliedschaft und Einladungen zur Mitgliederversammlung.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Soweit gesetzliche Pflichten bestehen, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO die Rechtsgrundlage.

Die für Aufnahme, Betreuung und Beitragsabrechnung erforderlichen Angaben werden im jeweiligen Formular gekennzeichnet. Ohne diese Angaben kann eine Mitgliedschaft gegebenenfalls nicht begründet oder ordnungsgemäß verwaltet werden. Freiwillige Angaben sind davon zu unterscheiden.

5. Vereinssoftware KURABU und Onlineformulare

Für unsere Mitgliederverwaltung nutzen wir KURABU. Über den persönlichen Mitgliederzugang können Mitglieder ihre hinterlegten Daten einsehen und im vorgesehenen Umfang selbst aktualisieren.

In KURABU werden die für unsere Mitgliederverwaltung benötigten Daten verarbeitet. Vereinsintern erhalten nur berechtigte Personen Zugang, soweit dies für ihre Aufgaben erforderlich ist.

Anbieter: KURABU GmbH

Soweit der Anbieter Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

6. Trainings- und Wettkampfbetrieb

Für Training, Mannschaftsorganisation und Wettkampfteilnahme verarbeiten wir die jeweils erforderlichen sportbezogenen Angaben. Dazu können Mannschaftszugehörigkeit, Altersklasse, Anwesenheit, Spielberechtigung, Wettkampfeinsätze und sportliche Ergebnisse gehören.

Trainer und zuständige Mannschaftsverantwortliche erhalten nur die Informationen, die sie für ihre Aufgaben benötigen.

Für Spielberechtigungen, Mannschaftsmeldungen, Wettbewerbe und Auswahlmaßnahmen können erforderliche Angaben an zuständige Sportverbände und Veranstalter übermittelt werden.

Regelmäßige Empfänger: SSVB

Je nach Vorgang erfolgt die Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der ordnungsgemäßen Organisation des Sport- und Wettkampfbetriebs. Wenn eine zusätzliche freiwillige Maßnahme eine Einwilligung erfordert, holen wir diese gesondert ein.

Verbände und Veranstalter können für ihre eigene Datenverarbeitung selbst verantwortlich sein. Für diese Verarbeitung gelten deren Datenschutzhinweise.

7. Kinder, Jugendliche und Schulangebote

Bei der Verarbeitung von Daten von Kindern und Jugendlichen berücksichtigen wir deren besondere Schutzbedürftigkeit. Informationen und Einwilligungen gestalten wir altersgerecht und beziehen die Sorgeberechtigten ein, soweit dies erforderlich ist.

Für unsere Ganztagsangebote an Schulen werden nur die Angaben verarbeitet, die für die Durchführung und Betreuung des jeweiligen Angebots benötigt werden. Ein Austausch personenbezogener Daten zwischen Schule und Verein setzt eine entsprechende Rechtsgrundlage voraus.

Die Teilnahme an einem Schulangebot führt nicht automatisch zu einer Vereinsmitgliedschaft. Wenn ein Wechsel ins Vereinstraining gewünscht ist, stimmen wir diesen mit den Sorgeberechtigten ab.

8. Gesundheitsdaten

Gesundheitsdaten, beispielsweise Angaben zu Verletzungen, Allergien oder gesundheitlichen Einschränkungen, sind besonders geschützt. Bitte übermittle uns solche Informationen nur, wenn sie für eine sichere Betreuung erforderlich sind.

Soweit wir solche Angaben auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung verarbeiten, gilt Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO in Verbindung mit der einschlägigen Grundlage aus Art. 6 DSGVO. In medizinischen Notfällen kann eine Verarbeitung zum Schutz lebenswichtiger Interessen unter den gesetzlichen Voraussetzungen zulässig sein.

Zugriff erhalten nur Personen, die diese Informationen für die betreffende Betreuung benötigen. Gesundheitsangaben gehören nicht in allgemein zugängliche Mannschaftslisten oder Gruppenchats.

9. Fotos, Videos und Öffentlichkeitsarbeit

Wir möchten unser Vereinsleben, unsere Mannschaften und Veranstaltungen sichtbar machen. Für personenbezogene Foto- und Videoaufnahmen sowie deren Veröffentlichung benötigen wir eine passende Rechtsgrundlage.

Soweit wir eine Einwilligung einholen, benennt diese die vorgesehenen Zwecke und Veröffentlichungswege, beispielsweise die Vereinswebsite, bestimmte Social-Media-Kanäle oder ein konkret beschriebenes Vereinsprojekt. Eine Einwilligung für einen bestimmten Zweck gilt nicht automatisch für weitere Projekte.

Die Einwilligung ist freiwillig. Eine Ablehnung oder ein Widerruf führt zu keinen Nachteilen bei der Mitgliedschaft oder sportlichen Förderung. Bei Minderjährigen berücksichtigen wir die erforderliche Zustimmung der Sorgeberechtigten und den Willen des Kindes.

Auch bei Gruppenbildern prüfen wir die Voraussetzungen für eine Veröffentlichung. Aufnahmen aus Umkleiden oder anderen geschützten Situationen sowie bloßstellende Bilder veröffentlichen wir nicht.

Bei Veranstaltungen kann eine dokumentierende Berichterstattung im Einzelfall auf berechtigten Interessen beruhen. Dabei prüfen wir insbesondere Anlass, Bildausschnitt und Schutzinteressen der abgebildeten Personen und informieren über die Aufnahmen.

Öffentlich zugängliche Bilder können von Dritten gespeichert oder weiterverbreitet werden. Nach einem Widerruf beenden wir die weitere einwilligungsbasierte Nutzung und entfernen betroffene Veröffentlichungen aus den von uns kontrollierten Angeboten, soweit keine andere Rechtsgrundlage besteht. Bereits verteilte Druckerzeugnisse oder Kopien Dritter können wir nicht vollständig zurückholen.

Für Rückfragen, Widerrufe oder Einwände gegen eine Aufnahme schreibe an info@vc-neuseenland.de.

10. Empfänger und Dienstleister

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit sie für einen beschriebenen Zweck erforderlich und rechtlich zulässig ist.

Je nach Vorgang können Empfänger sein:

zuständige Vorstandsmitglieder, Trainer und weitere berechtigte Vereinsverantwortliche, Anbieter unserer Mitgliederverwaltung und technischer Infrastruktur, Banken und Zahlungsdienstleister, Sportverbände und Wettkampfveranstalter, Behörden, Versicherer oder fachliche Berater, soweit dies erforderlich ist, Fördermittelgeber, sofern personenbezogene Nachweise tatsächlich notwendig sind.

Für statistische Meldungen und Förderanträge verwenden wir nach Möglichkeit zusammengefasste Angaben ohne Personenbezug.

11. Besuch unserer Website und Hosting

Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Daten verarbeitet. Dazu können die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten, Browser- und Betriebssysteminformationen sowie technische Statusmeldungen gehören.

Diese Verarbeitung dient der Auslieferung der Website, ihrer Sicherheit und der Erkennung technischer Fehler. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einem sicheren und zuverlässigen Internetangebot.

Unsere Website wird über IONOS bereitgestellt.

Hostinganbieter: IONOS

Soweit der Hostinganbieter Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage einer Vereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO.

12. Cookies, Analyse und eingebundene Inhalte

Unsere Website kann Cookies und vergleichbare Technologien verwenden. Für das Speichern oder Auslesen von Informationen auf deinem Endgerät gelten zusätzlich die Voraussetzungen des § 25 TDDDG.

Technologien, die für einen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich sind, können unter den gesetzlichen Voraussetzungen ohne Einwilligung eingesetzt werden. Für andere einwilligungspflichtige Technologien holen wir deine Zustimmung vor ihrer Aktivierung ein.

Ein bloßer Link auf eine externe Seite ist von einer direkten Einbettung zu unterscheiden: Bei einem gewöhnlichen Link wird die externe Seite erst nach dem Anklicken aufgerufen. Eingebundene Inhalte können bereits beim Laden unserer Seite Daten an den jeweiligen Anbieter übermitteln.

13. Social Media und Mannschaftskommunikation

Instagram, LinkedIn, KURABU, WhatsApp, Spieler+

Wenn du unsere Profile auf sozialen Plattformen besuchst, verarbeitet auch der jeweilige Plattformanbieter personenbezogene Daten. Dazu können Nutzungsinformationen, Geräteinformationen und Interaktionen gehören. Für diese Verarbeitung gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.

Wir selbst verarbeiten Nachrichten, Kommentare und andere an uns gerichtete Inhalte, um Anfragen zu beantworten und unseren Vereinsauftritt zu betreuen. Rechtsgrundlage ist grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Bei Messenger-Gruppen können Telefonnummern, Profilinformationen und Nachrichten für andere Gruppenmitglieder sichtbar sein. Vor einer Aufnahme müssen die betroffenen Personen über den eingesetzten Dienst und diese Sichtbarkeit informiert werden.

14. Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Bei bestimmten technischen Diensten oder sozialen Plattformen kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden.

Solche Übermittlungen benötigen zusätzlich zu einer Rechtsgrundlage für die Verarbeitung die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. In Betracht kommen beispielsweise ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder geeignete Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln.

15. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Anschließend löschen oder anonymisieren wir sie, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere rechtlichen Gründe entgegenstehen.

Mitgliedsdaten werden grundsätzlich für die Dauer der Mitgliedschaft verarbeitet. Nach deren Ende können einzelne Angaben weiterhin benötigt werden, etwa zur Abwicklung offener Beiträge, zum Nachweis von Zahlungen oder zur Bearbeitung rechtlicher Ansprüche.

Für steuerlich relevante Unterlagen gelten die jeweils einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Daten, die nur noch für solche Pflichten benötigt werden, werden nicht für den laufenden Sportbetrieb weiterverwendet.

16. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, unbefugten Zugriff und unzulässige Offenlegung zu schützen.

Dazu gehören aufgabenbezogene Zugriffsrechte, geschützte Benutzerkonten und die vertrauliche Behandlung von Mitgliedsdaten. Personen, die Vereinsdaten bearbeiten, dürfen sie nur im Rahmen ihrer jeweiligen Aufgabe verwenden.

17. Deine Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen hast du folgende Rechte:

Auskunft über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO.

Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten nach Art. 16 DSGVO.

Löschung deiner Daten nach Art. 17 DSGVO.

Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO.

Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO.

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten aufgrund berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO verarbeiten, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten diese Daten dann nicht weiter, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe oder Gründe zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen vorliegen.

Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung kannst du jederzeit ohne Angabe besonderer Gründe widersprechen.

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine Nachricht an info@vc-neuseenland.de. Bei begründeten Zweifeln an deiner Identität können wir erforderliche zusätzliche Angaben anfordern. Dies dient dem Schutz deiner Daten.

18. Beschwerdestelle

Du kannst dich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden, insbesondere am Ort deines gewöhnlichen Aufenthalts, deines Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes.

Für unseren Verein in Sachsen ist insbesondere die folgende Behörde zuständig:

Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte
Website: www.datenschutz.sachsen.de

Dort findest du aktuelle Kontaktmöglichkeiten und ein Formular für Datenschutzbeschwerden.

19. Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO.

20. Aktualisierung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenverarbeitung oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Auf unserer Website findest du die jeweils aktuelle Fassung.

Stand: 01. Oktober 2026